Datenschutzerklärung für die geschäftliche Datenverarbeitung

1. Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeit außerhalb unserer Website verarbeiten. Dies betrifft insbesondere Kunden, Interessenten, Lieferanten und Geschäftspartner.

2. Verantwortliche Stelle

Dachdeckermeister Gebrüder Karsten & Robert Neumann GbR
Tilsiter Weg 28
58332 Schwelm
Telefon: 02336. 44 27 92 0
E-Mail: info@dachdecker-schwelm.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten zu folgenden Zwecken:

a) Vertragsabwicklung und Kommunikation mit Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

  • Erstellung von Angeboten und Rechnungen
  • Bearbeitung von Aufträgen und Reklamationen
  • Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail oder Post

b) Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

  • Buchhaltung und steuerrechtliche Dokumentation
  • Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht

c) Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

  • Kundenzufriedenheitsanalysen und Optimierung unserer Dienstleistungen
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Dokumentation von Baustellen mittels Fotoaufnahmen für technische Nachweise, Gewährleistungsansprüche, interne Referenzen und langfristige Dokumentation handwerklicher Techniken. Dabei werden ausschließlich technische Aufnahmen gespeichert, die keine personenbezogenen Daten enthalten.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten folgende Datenkategorien:

  • Namen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern
  • Rechnungs- und Zahlungsdaten
  • Vertrags- und Angebotsdaten
  • Kommunikationsinhalte aus Telefonaten, E-Mails und Schriftverkehr
  • Fotodokumentationen von Baustellen, sofern sie für unsere Dienstleistungen oder Nachweise erforderlich sind. Personenbezogene Daten (z. B. Gesichter, Kfz-Kennzeichen) werden dabei nach Möglichkeit vermieden oder unkenntlich gemacht.

5. Empfänger von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies erforderlich ist, insbesondere an:

  • Steuerberater und Finanzbehörden (zur Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten)
  • IT-Dienstleister (z. B. Hosting, E-Mail-Provider)
  • Zahlungsdienstleister und Banken (bei Zahlungsabwicklung)
  • Handwerkskammern oder Versicherungen (z. B. bei Gewährleistungsfällen)

Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nur mit ausdrücklicher Einwilligung oder wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

6. Speicherung und Schutz der Daten

Unsere Daten werden nicht lokal auf Bürorechnern gespeichert, sondern auf einem gesicherten Server. Dies dient der Verbesserung der Datensicherheit und dem Schutz personenbezogener Daten.

  • Standort der Speicherung: Die Daten werden auf einem internen, gesicherten Server gespeichert.
  • Zugriffsberechtigung: Nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugriff auf die gespeicherten Daten.
  • Sicherheitsmaßnahmen: Der Server ist durch technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Firewalls, Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselte Verbindungen, regelmäßige Backups) vor unbefugtem Zugriff geschützt.
  • Speicherdauer: Die Speicherdauer der Daten bleibt unverändert (siehe Abschnitt 6 „Speicherdauer der Daten“).

7. Speicherdauer der Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen betragen z. B.:

  • Rechnungen und steuerrelevante Dokumente: 10 Jahre
  • Vertragsunterlagen: 6 Jahre
  • Allgemeine Korrespondenz: 3 Jahre
  • Baustellenfotos werden langfristig archiviert, da sie sowohl für Gewährleistungsfälle als auch für spätere technische Analysen und Referenzprojekte genutzt werden können.

8. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können eine Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir speichern.
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Falls Daten unrichtig oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung verlangen.
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Falls Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, können Sie eine Einschränkung verlangen.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Falls wir Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie Widerspruch einlegen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten.

9. Widerspruch gegen Direktwerbung

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit widersprechen. Dazu reicht eine formlose E-Mail an: info@dachdecker-schwelm.de.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Falls Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, können Sie sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde beschweren:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: 0211 / 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

11. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden oder Änderungen in unseren Dienstleistungen zu berücksichtigen. Die aktuelle Version ist jederzeit auf Anfrage erhältlich.

Stand: März 2025